1Begin bij je situatie (niet bij de software)
Voordat je naar functies kijkt, bepaal je eerst: wat ben jij? Dat bepaalt je vereisten.
- Ben je zzp'er, eenmanszaak, VOF of BV?
- Doe je vooral diensten, handel, of heb je een webshop?
- Werk je met btw (hoog/laag) of soms btw verlegd?
- Heb je personeel (loonadministratie)?
- Moet je projecten bijhouden (uren/ritten)?
2Maak een lijstje van must-have functies
Niet elke functie is voor iedereen even belangrijk. Bepaal welke functies onmisbaar zijn.
- Bankkoppeling: automatisch bankafschriften inladen
- Scan & herken (OCR): bonnetjes fotograferen
- Urenregistratie: uren per project bijhouden
- BTW-aangifte: direct versturen naar Belastingdienst
- Mobiele app: onderweg facturen maken
Schrijf maximaal 3 functies op die je echt nodig hebt. Alles daarboven is mooi meegenomen.
3Let op de totale kosten
Het maandtarief is maar één deel van de kosten. Kijk ook naar wat er niet inbegrepen is.
- Extra kosten voor meer gebruikers of je boekhouder
- Kosten voor koppeling met andere software
- Prijsverhoging na de proefperiode
- Kosten voor opslag of aantal facturen per maand
4Altijd eerst gratis proberen
Alle serieuze boekhoudpakketten bieden een gratis proefperiode. Gebruik die altijd.
- Maak een echte factuur aan
- Koppel je bankrekening
- Scan een bonnetje via de app
- Maak een concept BTW-aangifte
5Kijk of je boekhouder ermee kan werken
Heb je een boekhouder? Vraag welke software zij gebruiken of ondersteunen.
- Met welke pakketten werkt jouw boekhouder?
- Kan jij meekijken via een portaal?
- Kost het extra tijd met dit pakket?
6Gebruiksgemak telt zwaarder dan je denkt
De mooiste functies helpen niet als de software onhandig aanvoelt.
- Je vindt snel wat je zoekt zonder tutorial
- Factuur maken duurt minuten
- De mobiele app werkt fijn
- Je begrijpt het dashboard zonder uitleg
7Test de klantenservice
Test de klantenservice al tijdens de proefperiode.
- Stuur een vraag via chat of e-mail
- Is er Nederlandstalige ondersteuning?
- Zoek reviews over klantenservice
- Check of er een kennisbank is
8Denk aan koppelingen
Controleer of je boekhoudpakket kan koppelen met andere tools.
- Webshops: WooCommerce, Shopify, Bol.com
- Betalen: Mollie, Stripe, PayPal
- CRM: HubSpot, Salesforce
- Loonadministratie: Nmbrs, Loket.nl
9Controleer exportmogelijkheden
Zorg dat je altijd je gegevens kunt exporteren.
- CSV of Excel-export van boekingen
- PDF-export van facturen
- Export van klantenbestand
- Accountantsexport (auditfile)
10Je mag later altijd overstappen
Begin met een pakket dat nu bij je past. Overstappen is altijd mogelijk.
Begin met een pakket dat nu past, gebruik de gratis proefperiode, en wees niet bang om later te wisselen. De meeste pakketten zijn maandelijks opzegbaar.